Пятница, 21.09.2018, 21:18
Главная
· RSS
Меню сайта
Наш опрос
Применяете ли Вы информационные технологии в своей профессиональной деятельности?
Всего ответов: 315
Статистика
 Работа секций
Главная » Статьи » Современные аспекты управления инновационной педагогической деятельностью в ОУ

Сущность понятия "Системного электронного документооборота"
СУЩНОСТЬ ПОНЯТИЯ «СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА»
   Деятельность ВУЗа, как и любой другой организации, можно описать как последовательность порождения, восприятия, модификации и сохранения определенного набора документов. При таком подходе автоматизация документооборота фактически выступает синонимом автоматизации предприятия в целом. С одной стороны можно трактовать термин «документооборот» как отражение термина «делопроизводство», достаточно хорошо формализованного в традиционном управлении (имеются даже соответствующие стандарты, зафиксированные в ГОСТ), при использовании его в компьютерной индустрии.
   В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства – формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнению и формированию соответствующей отчетности. В зарубежной теории и практике делопроизводства для обозначения понятия «документ» используется два основных термина: документ (Document) и запись (Record). Документ характеризуется как информация, представленная в какой-либо материальной форме (на бумаге, микрофильме, магнитном или ином электронном носителе информации), или объект, который можно обрабатывать как единое целое [1].
   Запись является документированной информацией, независимо от материальной формы или характеристик носителя, созданной, полученной и сохраняемой в качестве свидетельства управленческой, правовой, хозяйственной и иной деятельности организации или персоны, либо вследствие информационной ценности содержащихся в ней данных. Ключевым свойством записи, в отличие от документа, является неизменность. Таким образом, документ выступает как более широкое понятие, который помимо официальной информации (для обозначения которой применяется термин «запись»), может включать личную переписку, черновики, информационные копии и т. д., то есть соответствовать или не соответствовать определению записи [2].
   В Российской Федерации термин «запись» в сфере информации и документационного обеспечения управления, а также в теории документоведения не используется. В нормативно-правовых документах, а так же ГОСТах, регулирующих эти сферы деятельности, в нашей стране применяется термин «документ» – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Наряду с ним есть еще понятия: «официальный документ», созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, и «служебный документ», официальный, используемый в текущей деятельности организации [3], которые совместно близко соответствуют определению записи. В зависимости от объекта управления зарубежные специалисты различают два основных вида систем электронного документооборота: систему управления электронными записями (Electronic records management system (ERMS)) и систему управления электронными документами (Electronic document management system (EDMS)) [4].
    EDMS включают функции индексирования документов (полнотекстовый поиск), управление хранением, контроль версий, тесную интеграцию с офисными приложениями, средства поиска и доступа к документам. ERMS обеспечивают разнообразные возможности ввода информации, регистрацию записей, управление рабочими процессами на каждом из этапов электронного документооборота. В зависимости от специфики описываемого программного продукта можно встретить следующие соответствия между термином «документооборот» и западными терминами:
 – DMS (DocumentManagementSystems) – в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод – Архивы документов;
 – DocFlow системы или системы маршрутизации документов;
 – WorkFlow системы – «Системы автоматизации бизнес-процессов» или «Системы поддержки управления».
   У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, финансовой и складской деятельности также сложилась традиция использовать термин «документооборот» еще в одном аспекте.
   Здесь под документооборотом понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию «бумажной» отчетности (сводных ведомостей, накладных, справок и пр.) на основе данных, порождаемых в системе. В последнее время в прессе появились новые термины, близкие теме автоматизации документооборота – DocumentWarehousing (хранилища документов) и KnowledgeManagement (управление знаниями). Проблемы, стоящие за этими терминами, находятся в том же отношении к задачам автоматизации документооборота, в каком задачи организации хранилищ данных (DataWarehousing) и оперативного анализа данных (OLAP) относятся к системам оперативной обработки транзакций (OLTP).
   То есть системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота, и необходимы для структуризации и долгосрочного хранения больших массивов, накопленных в организации документов, а также оптимального поиска необходимой информации в массиве разнородных накопленных документов. Все перечисленное позволяет сделать вывод – система автоматизации документооборота достаточно сложный механизм. Очевидно, не имеет смысла говорить об отдельном программном продукте, как о системе автоматизации документооборота организации. Система документооборота предприятия включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных продуктов, как правило, созданных различными производителями.
   Система автоматизации документооборота может по-разному интерпретироваться в зависимости от размера организации и специфики ее деятельности. Например, системы автоматизации документооборота небольшой торговой организации, законодательного собрания и проектной организации будут выполнять различные функции, строится на различных программных продуктах и вообще иметь мало общего. Итак, система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД) – это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению. В общем случае СЭД ‑ это система автоматизации документооборота ‑ организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. 
ЛИТЕРАТУРА
   1. Андреев, В. Сравнительная характеристика автоматизированных систем ЭДО, представленных на рынке [Электронный ресурс] / В. Андреев // InformationSecurity / Информационная безопасность. – 2010. – №3. – Режим доступа: http://www.itsec.ru/articles2/Oborandteh/sravnit-harakteristika-avtomatizir-sistem-edo-predstavlennyh-na-rynke. – Загл. с экрана.
   2. Аристархова, И. В. Проблемы безопасного применения ЭЦП в системах электронного документооборота [Электронный ресурс] / И. В. Аристархова. – Режим доступа: http://www.doc-online.ru/a_id/172/ – Загл. с экрана.
   3. Балабанов, И. Т. Интерактивный бизнес [Текст] / И. Т. Балабанов. – СПб: Питер, 2001. – 128 с.: ил.
   4. Баринов, Н. А. Концепция построения системы электронного документооборота вуза [Электронный ресурс] / Н. А. Баринов // Всероссийская государственная налоговая академия Министерства Финансов Российской Федерации, Россия. – Режим доступа: http://nit.miem.edu.ru/ sbornik/2009/sec4/004.html – Загл. с экрана.
Категория: Современные аспекты управления инновационной педагогической деятельностью в ОУ | Добавил: Mayya (22.01.2012)
Просмотров: 1851 | Комментарии: 5
Всего комментариев: 1
1  
1С регламентированная отчетность может быть установлена как программистами http://galeonxxi.narod.ru, так и своими силами .

Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]
Copyright E. I. © 2018
Поиск
Друзья сайта
  • Официальный блог
  • Сообщество uCoz
  • FAQ по системе
  • Инструкции для uCoz
  • Научное Агентство ВАКИЗДАТ
  • журнал "Школа будущего"
  • Бесплатный хостинг uCoz