Среда, 14.11.2018, 20:50
Главная
· RSS
Меню сайта
Наш опрос
Применяете ли Вы информационные технологии в своей профессиональной деятельности?
Всего ответов: 316
Статистика
 Работа секций
Главная » Статьи » Современные аспекты управления инновационной педагогической деятельностью в ОУ

Формализация функций современных систем автоматизации документооборота
ФОРМАЛИЗАЦИЯ ФУНКЦИЙ СОВРЕМЕННЫХ СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
   Современные системы автоматизации документооборота, зачастую, складываются из нескольких подсистем. Каждая подсистема обладает набором специфических для нее функций. При этом отдельные подсистемы тесно взаимодействуют между собой.
   На практике существующие программные продукты лишь частично реализуют требуемые функции конечной системы. Как правило, системы реализуют лишь часть функций, описанных ниже, при этом продукт одного класса может включать в себя часть функций систем другого класса. По этой причине построение систем автоматизации документооборота из существующих на рынке продуктов требует не только хорошего понимания конечной задачи, но и отличного знания рынка программного обеспечения. Можно выделить следующие подсистемы автоматизации документооборота:
 – системы автоматизации делопроизводства;
 – архивы документов;
 – системы ввода документов и системы обработки образов документов;
 – системы управления стоимостью хранения документов;
 – системы маршрутизации документов;
 – системы комплексной автоматизации бизнес-процессов [1].
    Кратко остановимся на функциях каждой из них. Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота. В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа.
   Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации «Положение о делопроизводстве». Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию [2].
   Архив документов это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск. В отличие от поиска по атрибутам документов, который имелся и в системах предыдущего класса, архивы документы должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. Система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам.
   Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей. Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания – это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа. К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее [3].
   Одной из самостоятельных функций систем документооборота является ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к простому сканированию. Однако, как правило, простого сохранения образа документа оказывается недостаточно. Более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего его текст. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного документа в системе. Совершенно очевидно, что при сохранении в архиве образов документов объемы хранения могут быстро расти и достигать значительных объемов. При этом интенсивность обращения к документам, находящимся в архиве далеко не равномерна. Соответственно, система может обеспечивать различную оперативность доступа к различным документам. Системы управления стоимостью хранения как раз и решают данную задачу. Обеспечивая возможность работы с различными периферийными устройствами – накопителями на жестких магнитных дисках, On-Line оптическими стойками, CD-ROM и прочими подобными устройствами. Система обеспечивает автоматический перенос данных на более медленные и менее дорогие устройства в случае, если доступ к ним осуществляется недостаточно часто.
   Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами. Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнес-процессов работы с документами.
   Администратор системы и менеджер, курирующий конкретный бизнес-процесс, может контролировать текущее состояние маршрута и вносить различные корректирующие воздействия в случае необходимости. Развитием систем маршрутизации документов являются WorkFlow системы, или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. Парадигма WorkFlow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу выполняет система WorkFlow [4]. В случае наличия в системе средств маршрутизации база данных хранит дополнительную информацию о маршрутах движения документов, текущем состоянии маршрутов и пр.
ЛИТЕРАТУРА
1. Кларин, М. В. Инновационные модели обучения в зарубежных пе-дагогических поисках [Текст] / М. В. Кларин. – М.: Арена, 1994. – 223 с.
2. Functional Specifications for Recordkeeping Functionality in Business Information Systems Software [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.naa.gov.au/recordkeeping/er/bis/ specifications.html – Загл. с экрана (2006 г.).
3. Пахчанян, А. Обзор систем электронного документооборота [Текст] / А. Пахчанян // Директор информационной службы. – 2001. – № 2.
4. Электронные документы и архивы: теория и практика [Текст] / И. Ф. Юмин // Оте. арх. – 1999. – № 3. – С. 109-112.
5. Язев, А. Электронный документооборот: основные понятия [Текст] / А. Язев // eCommerceWorld. – 2001. – № 1.
Категория: Современные аспекты управления инновационной педагогической деятельностью в ОУ | Добавил: Mayya (25.01.2012)
Просмотров: 1183 | Комментарии: 4
Всего комментариев: 0
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]
Copyright E. I. © 2018
Поиск
Друзья сайта
  • Официальный блог
  • Сообщество uCoz
  • FAQ по системе
  • Инструкции для uCoz
  • Научное Агентство ВАКИЗДАТ
  • журнал "Школа будущего"
  • Бесплатный хостинг uCoz